Értekezlet, meeting, megbeszélés – ki hogyan nevezi. Gyakori hiba, hogy túl sokat tartanak belőle, vagy épp ellenkezőleg, ez nem divat a cégnél, pedig rendkívül hatékony információcsere lehet, ha betartják az alábbi szabályokat.
A nagyvállalatoknál, multiknál jóval gyakrabban fordul elő, hogy a meetingek egymást érik, a kisebb társaságoknál, családi vállalkozásoknál (például 10 fő alatt) viszont nem is mindig szükséges külön értekezlet, hiszen náluk még (ha például egyterű az iroda) természetes az információáramlás – összegezte Uj Anikó, vezetési tanácsadó, a Business Coach Kft. stratégiai partnere.
A szakirodalom szerint ebből a szempontból két növekedési pont számít markáns fordulópontnak: az egyik a 10-20 fős, a másik a 100 fős létszám átlépése. Érthetően minél nagyobb egy vállalkozás, minél több helyen dolgoznak a kollégák, annál inkább indokolt a rendszeres egyeztetés.
Céltalan időpocsékolás helyett
A tréner-tanácsadó szerint először az értekezlet célját kell tisztázni, amely abban is segít, hogy lássuk, kiket érdemes meghívni. Gyakori panasz, hogy sokan azért nem haladnak a munkájukkal, mert reggeltől estig – sokszor feleslegesen – megbeszéléseken ülnek. „Ha Ön is így érzi, akkor kérdezzen rá a főnöknél vagy a főszervezőnél, hogy mi a szerepe a meetingen, mit tud hozzátenni. Ha kiderül, hogy „mellőzhető”, akkor mondja el, milyen függőben lévő feladatai vannak, és miért lenne a cégnek sokkal hasznosabb, ha inkább dolgozna. Ha szükséges, akkor utólag kérje el a megbeszélés írásos összegzését” – javasolja Uj Anikó.
Mi a meeting célja?
Tájékoztatás: olyan információkat adunk át a résztvevőknek, amelyeket nyomatékosítani szeretnénk, vagy a véleményüket, hozzászólásaikat várjuk, netán az elkötelezettségüket növelnénk. Ekkor a megbeszélést nem válthatja ki az írásos tájékoztató.
Információcsere: a közös ügyekről kölcsönösen tájékoztatjuk egymást, mert fontos, hogy mindenki azonos információval rendelkezzen, és ne legyenek félreértések.
Problémamegoldás: több szempontból elemezzük a helyzetet, megoldási lehetőségeket gyűjtünk, értékeljük azokat, és kiválasztjuk a megfelelőt.
Döntés: egy adott kérdést vizsgálunk meg, azzal az eltökélt szándékkal, hogy a gyűlés végére megszületik a döntés és a cselekvési terv.
|
Mitől lehetnek hatékonyak az értekezletek?
Legyen…
…előre kiküldött napirend, amiből látszik, mik a témák, és mennyi időt szánnak az összejövetelre.
…levezető elnök, aki tartja a napirendet, és moderálja a hozzászólókat. Ha valaki markánsan eltérne a témától, akkor finoman jelzi, hogy ez nem a tárgyról szól, így most annyit tehetnek, hogy felírják az észrevételt, és később majd visszatérnek rá.
…jegyzetelő, aki a jegyzőkönyvet, a memót vagy a feladat-felelős listát (action list határidőkkel) megírja. Ezt a tisztséget ne a levezető elnök töltse be.
Csak az vegyen részt a meetingen, akire szükség van, de azok közül mindenki legyen ott. Hiányzás esetén a helyettesítést olyan kolléga vállalja, aki kompetens és döntési jogkörrel is rendelkezik az adott kérdésben.
Ha rendszerességet szeretnének vinni ilyen téren a cég életébe, akkor előre kitűzhetik, hogy például minden hétfőn, vagy minden hónap első szerdáján összeül a csapat.
Forrás: Vodafone Mobileum Magazin, Uj Anikó
Válasszon magának coach-ot vagy kérjen részletes ajánlatot weboldalunkon:
http://businesscoach.hu/
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése